Descripción y digitalización: pilares del acceso moderno al patrimonio documental dominicano

Santo Domingo.- El Archivo General de la Nación (AGN) continúa fortaleciendo el acceso al patrimonio documental dominicano a través de la descripción archivística y la digitalización, dos pilares fundamentales que permiten preservar, organizar y poner a disposición del público la documentación histórica que custodia la institución.

En este contexto, los departamentos de Descripción y Materiales Especiales desempeñan un rol estratégico en la gestión documental del AGN, al ser responsables del tratamiento archivístico de los fondos y colecciones bajo su resguardo. Estas labores se centran en la descripción archivística, proceso que establece el vínculo entre la información contenida en los documentos y los usuarios que buscan acceder a ella.

Mediante este procedimiento se identifican y registran datos esenciales como el contenido, las fechas de producción y los organismos o personas que los generaron. Esta información se traduce en instrumentos descriptivos que permiten a investigadores, estudiantes y al público en general localizar con rapidez y precisión los materiales de su interés, facilitando así un acceso organizado y eficiente a documentos de alto valor histórico, cultural y científico.

El Departamento de Descripción también integra la División de Control, Imagen y Data Documental, dentro de la cual opera el área de digitalización. Esta unidad tiene la responsabilidad de reproducir en formato digital documentos de gran relevancia histórica, con el propósito de garantizar su preservación y ampliar las posibilidades de consulta pública.

Como parte de estos esfuerzos, actualmente el AGN ejecuta un proyecto de digitalización de documentos históricos conservados en archivos de Francia, iniciativa vinculada a trabajos previamente realizados con archivos de España. Este proyecto permite incorporar a la plataforma institucional valiosa documentación internacional relacionada con la historia dominicana, ampliando significativamente las fuentes disponibles para investigadores y usuarios sin necesidad de desplazamientos físicos.

De manera sostenida, el área de digitalización produce anualmente más de un millón de imágenes digitales correspondientes a documentos textuales, materiales bibliográficos, mapas, planos y fotografías. Estas imágenes se integran a la plataforma institucional del AGN, desde donde pueden ser consultadas de forma abierta por los usuarios, independientemente de su ubicación geográfica.

En el caso del Departamento de Materiales Especiales, que resguarda fotografías, audiovisuales, mapas y planos, el proceso de descripción sigue las mismas normas archivísticas aplicadas a los documentos textuales, aunque con adaptaciones específicas según el tipo de soporte y sus características técnicas.

A diferencia de los documentos textuales, que generalmente se describen antes de su digitalización, estos materiales suelen digitalizarse primero. Este procedimiento facilita su manipulación y análisis posterior, especialmente en el caso de mapas y planos de gran formato o materiales audiovisuales que requieren visualización previa para conocer su contenido.

Durante el proceso descriptivo se incorporan datos técnicos y se identifica el tipo de documento, por ejemplo, entrevistas, programas audiovisuales, fotografías o representaciones cartográficas, lo que permite contextualizar adecuadamente cada material dentro de los instrumentos de consulta.

Aunque la institución cuenta con un equipo especializado de paleógrafos dedicado a la lectura y transcripción de documentos históricos, el uso de tecnologías emergentes podría acelerar estos procesos y multiplicar los resultados en materia de descripción, fortaleciendo así el acceso al patrimonio documental dominicano.

El Archivo General de la Nación invita a toda la ciudadanía, investigadores, estudiantes y público en general a conocer más sobre su labor y acceder a una amplia variedad de recursos documentales a través de su portal web www.agn.gob.do. H.A.A.